Sau khi trải qua 3 thế hệ, phần mềm quản lý chung cư đã được thế giới chấp nhận với khung chức năng ổn định trong nghiệp vụ quản lý chung cư. Phần mềm quản lý chung cư sẽ là 1 nhánh của PMS (Property Management System – Hệ thống quản lý bất động sản), chúng ta sẽ tạm gọi chung là PMS.
Giống như các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) hay CRM (Customer Relationship Management), trước khi các hệ thống này được đặt tên và định hình, chúng ta rất khó để hình dung ra được những phần mềm này có thể làm được gì, PMS – Phần mềm quản lý chung cư cũng vậy, cho đến nay chưa có 1 định nghĩa hoàn chỉnh về PMS. Trong phạm vi bài viết, chúng tôi sẽ chia sẻ theo góc nhìn đối chiếu với các hệ thống gần như HMS – Phần mềm quản lý khách sạn (Hospitality management system).
Các nhóm chức năng chính của Phần mềm quản lý chung cư – CyHome PMS dành cho BQL – Ban quản lý
- Quản lý dữ liệu:
- Thông tin về tòa nhà
- Thông tin về cư dân
- Thông tin về các phương tiện
- Thông tin liên lạc nội bộ của BQL
- Quản lý dịch vụ:
- Quản lý các dịch vụ trong chung cư (điện, nước, gửi xe, tiện ích, phí quản lý, tiền thuê, đặt cọc…)
- Quản lý công thức tính phí dịch vụ
- Quản lý hợp đồng dịch vụ (với đối tác và cư dân)
- Quản lý các loại thẻ (thang máy, thẻ xe, thẻ ra vào…)
- Quản lý tài sản:
- Quản lý tài sản và trang thiết bị trong tòa nhà
- Quản lý lịch bảo trì và sửa chữa
- Quản lý checklist kiểm tra kỹ thuật trong chung cư
- Quản lý đối tác về bảo trì
- Phân hệ bổ sung về PCCC và các vấn đề liên quan
- Quản lý tài chính:
- Tính phí và phát hành thông báo phí (liên kết tới các ứng dụng ngân hàng, ví điện tử) qua nhiều hình thức gửi email, gửi SMS, in và trên ứng dụng cho cư dân CyHome. Tại những chung cư sử dụng phần mềm quản lý chung cư CyHome, cư dân còn có thể tra cứu tiền phí và thanh toán trực tiếp trên Ứng dụng ngân hàng và Ví điện tử.
- Thu phí, thanh toán phí online
- Sổ quỹ (quản lý thu, chi, ngân sách…) và hóa đơn điện tử
- Hệ thống báo cáo tài chính và thống kê thu chi các khoản phí trong chung cư
- CSKH:
- Gửi thông báo tới cư dân
- Tiếp nhận ý kiến của cư dân
- Tiếp nhận yêu cầu/khiếu nại của cư dân để phân công xử lý
- Tự động gửi tin chúc mừng/chào mừng/các sự kiện đặc biêt
- Quản lý công việc:
- Quản lý công việc nội bộ (Công việc định kỳ và công việc phát sinh)
- Quản lý tiến độ công việc
- Quản lý tỉ lệ và thời gian hoàn thành công việc theo từng cá nhân (phối hợp với KPI)
- Quản lý tài liệu:
- Chia sẻ tài liệu trong nội bộ Công ty (Nội quy công ty…)
- Chia sẻ tài liệu theo từng dự án (Hồ sơ, biên bản…)
- Chia sẻ tài liệu với cư dân (sổ tay cư dân, nội quy…)
- Quản lý nhân sự, phân quyền và khởi tạo hệ thống:
- Khởi tạo các phòng ban chức năng
- Quản lý nhân viên
- Phân quyền theo phòng ban, theo nhân viên
- Thiết lập và quản trị hệ thống theo tòa nhà, theo dự án
- Thiết lập công cụ quản lý tập trung
Các nhóm chức năng chính của Ứng dụng cư dân CyHome:
- Bảng tin chung cư
- Thông báo từ BQT/BQL
- Thông tin nội bộ
- Thông tin từ chính quyền
- Đăng ký dịch vụ và tiện ích
- Đăng ký gửi phương tiện
- Đăng ký sử dụng tiện ích (BBQ, bể bơi, Nhà sinh hoạt cộng đồng, thư viện…)
- Đăng ký thẻ thang, thẻ xe…
- Đăng ký sửa chữa căn hộ
- Đăng ký giao nhận đồ đạc, nội thất…
- Dịch vụ nội khu:
- Điện, nước
- Internet, viễn thông, truyền hình
- Các hàng quán, shop trong khuôn viên chung cư
- Dịch vụ mở rộng:
- Dịch vụ vệ sinh căn hộ
- Dịch vụ sửa chữa và bảo trì căn hộ
- Dịch vụ sức khỏe
- Dịch vụ vệ sinh vật dụng (giày, túi, áo…)
- Dịch vụ vệ sinh nội ngoại thất
- Dịch vụ cơ điện lạnh
- Chợ cư dân:
- Chợ chính thức của cư dân để cư dân buôn bán và trao đổi hàng hóa
- Các “thương gia” trong chợ có thể bán chéo qua các chung cư khác có liên kết
- Cộng đồng cư dân:
- Nơi cư dân trao đổi, tương tác
- Tạo các CLB của chung cư (CLB Yoga, săn deals, bóng đá, tennis…)
- Sở hữu nhiều căn hộ:
- Hỗ trợ cư dân khi có sở hữu nhiều hơn 1 căn hộ
- Ký gửi/cho thuê căn hộ:
- Hỗ trợ kết nối tới các sàn uy tín khi cư dân có nhu cầu bán và cho thuê căn hộ
- Hỗ trợ cư dân quản lý người thuê và tình trạng sinh hoạt của người thuê
Trên đây là những nhóm chức năng được các BQL quan tâm khi tìm kiếm về Phần mềm quản lý chung cư, và cũng là những nhóm chức năng chính mà Giải pháp quản lý chung cư CyHome mang lại.
Tuy vậy, thực tế trên thị trường, các đơn vị cung cấp phần mềm thường chỉ làm một hoặc một vài nhóm tính năng nêu trên, và cung cấp với mức giá khá rẻ hoặc miễn phí để có thể có được người dùng, nhằm hướng tới dữ liệu người dùng tại các chung cư. Đây được cho là một hướng đi phổ biến trong thời điểm hiện tại của ở thế hệ phần mềm thứ ba.
CyHome là giải pháp duy nhất mang lại trọn vẹn những nhóm chức năng cần thiết trong công việc quản lý chung cư, quản lý tòa nhà, quản lý văn phòng, quản lý co-working space hay Ký túc xá, với gần 200 dự án đang sử dụng, CyHome đang có thị phần tăng trưởng nhanh và lớn nhất thời hiện nay.
